Como organizar suas (várias) listas de tarefas e afazeres

É comum tentarmos organizar nosso dia a dia ordenando as tarefas dentro das famosas to-do lists, listas de afazeres com o que precisamos resolver. Os problemas dessa estratégia, no entanto, começam a surgir quando o número de listas se multiplica sem critério, ou, ainda, quando não conseguimos dar conta de tudo que está listado para ser resolvido.

Especialistas em organização e psicólogos explicam que não dar conta das to-do lists é comum, e não invalida o uso da técnica. Basta definir regras e não abusar das tarefas diárias.

Em primeiro lugar, você precisa definir o seu estilo de lembrete. Vai usar o smartphone e aplicativos que oferecem essa função, ou vai adotar a boa e velha agenda em papel? Ter múltiplas listas em diversos lugares diferentes vai fazer com que você esqueça do que e onde anotou, logo é preciso optar por um estilo. Se estiver em dúvida, faça um teste com cada uma das possibilidades, e escolha aquela com a qual você se adaptou melhor.

Outro ponto importante está ligado ao que vai numa to-do list. Não escreva coisas que você deseja realizar sem prazo determinado, como por exemplo pensar numa estampa para trocar as capas das almofadas. Se você não vai à loja de capas de almofadas naquele dia, tire essa ideia da to-do list. Se desejar, crie uma ‘wish list’ com desejos em longo prazo, mas entre as tarefas do dia é importante colocar somente o que você deve realizar nas próximas horas.

O dia só tem 24 horas, logo, não adianta colocar 245 itens na sua agenda. Não conseguir riscar todas as tarefas previstas pode te encher de uma sensação de incompetência e frustração. Nada melhor do que obrigações bem riscadinhas e uma deliciosa sensação de dever cumprido.

Priorize. Nem tudo precisa ser feito com a mesma pressa e dedicação. Uma das técnicas que pode te ajudar a definir o que fazer no dia é a do 1-3-5: optar por uma tarefa grande, três médias e cinco coisas pequenas por dia.

Outra opção é a estratégia 3+2: três tarefas grandes e duas pequenas. Os itens principais devem ocupar de duas a três horas, e os pequenos 20 minutos.

Uma terceira estratégia é a das 6 caixinhas. Em uma folha de papel desenhe uma linha vertical e duas horizontais para criar seis caixinhas. Identifique cinco dos espaços com áreas nas quais você quer se focar ao longo do dia e então preencha-os com tarefas que vão te ajudar a alcançar estes objetivos. Se alguma tarefa não estiver relacionada a nenhum dos cinco pontos importantes, coloque no sexto espaço.

Lembre-se de focar nos cinco mais importantes. De manhã, destine cinco minutos para fazer as suas caixinhas. A cada hora do dia, gaste um minuto para conferir as prioridades e ao final do dia, mais cinco minutos para avaliar como a técnica te ajudou.

E se lá em cima você optou por fazer suas listas com a ajuda do smartphone (ou mesmo se vai usar o papel, mas quer saber mais), confira alguns aplicativos que podem te ajudar na tarefa de organizar a vida.

– Evernote: suas anotações ficam sincronizadas com todos os seus dispositivos, em qualquer lugar, a qualquer hora.

– Day One: uma espécie de diário, onde é possível registrar os acontecimentos do dia e também ideias para o futuro, tudo salvo automaticamente na nuvem.

– Things: uma lista de tarefas que pode ser organizada por prioridades e também incluir detalhes de como as obrigações serão realizadas.

– Asana: uma lista de tarefas e projetos que podem ter gerenciamento coletivo, por exemplo, dentro de uma empresa.