Urgente x importante: Organização começa pela tarefa de estabelecer o que é prioridade

Aprendemos que a palavra mágica para gerenciar bem o nosso tempo é delegar. Com essa ideia na cabeça, acreditamos que dá para atribuir a outra pessoa a organização do nosso cronograma. Má notícia: delegar uma agenda, na verdade, é a pior estratégia para uma vida produtiva e feliz. Se você não tem a quem repassar essa responsabilidade, já está duas casas à frente. Ainda assim, deve ficar atenta para uma inversão perigosa e comum, que é deixar que a agenda organize sua vida.

O exercício de “fazer caber” todas as tarefas propostas no seu dia (ou semana ou mês) sem encavalar nem perder compromisso algum, mesmo driblando os imprevistos que sempre surgem, não necessariamente é sinal de vitória. Às vezes é exatamente o contrário – você ganhou a guerra contra o relógio e perdeu a oportunidade de refletir sobre sua lista de afazeres. Mas é justamente quando fracassamos na arte de “ticar itens” que somos obrigadas a repensar o acúmulo ou a desorganização.

Analisar o nosso planejamento é um tremendo exercício de autoconhecimento. O primeiro passo é estabelecer premissas básicas, como preservar no mínimo sete horas de sono (não adianta jurar que só precisa de cinco; está provado cientificamente que isso é pouco) e 40 minutinhos diários para exercícios físicos (sim, provado também). A partir daí, faça a si mesma as perguntas que só você pode ou sabe responder: Do que eu gosto mais? A que horas penso melhor? Tenho mais energia de manhã ou à noite? O que é chato e o que é divertido? Qual a real flexibilidade do meu trabalho? Dá para negociar horários em favor de mais produção?

O melhor efeito das respostas a essas perguntas é a chance de um novo olhar sobre o que você faz. Mesmo que a princípio não consiga uma revolução pessoal, estará mais próxima da grande descoberta, ou seja, a diferença entre urgente e importante. O primeiro é aquele que atropela nosso planejamento, aquilo que, no clichê corporativo, chamamos de “apagar incêndios”. Ficamos à mercê do urgente e negligenciamos o importante.

Uma boa organização começa pela difícil tarefa de estabelecer o que é prioridade. Não há manual para isso, visto que ela é pessoal e intransferível. Mas, para ajudá-la a pensar a respeito, a sua prioridade deve ser aquilo que de fato faz sentido na sua vida, tanto pessoal quanto profissional. Existem muitas técnicas para aprender a priorizar, e um bom exercício é analisar sua agenda da semana anterior e pintar de vermelho o que você fez de “urgente” e de azul aquilo que considerou “importante”. Se sua semana ficou mais vermelha do que azul, há algo a ser corrigido.

Vale lembrar que nem sempre o prioritário tem que estar ligado a grandes causas e ações. Pode estar no prazer de uma refeição em família, de um drinque com as amigas ou de um cineminha e sushi no meio da semana. Prioridade, no âmbito do trabalho, é aquilo que vai gerar resultado para você e sua equipe – e quase nunca está relacionada a cumprir todos os horários impostos e abrir mão de um intervalo para pensar sobre o que é mesmo importante para você.